PMO (Project Management Officer) F/H

En tant que PMO (Project Management Officer), vous êtes rattaché hiérarchiquement au Responsable de Segment de Programmes (RSP), garant du bon déroulement des programmes pilotés par des Program Managers (PM).

• En véritable chef d’orchestre, vous réalisez des missions de structuration et d'assistance au pilotage de projets et programmes au sein de segments pilotés par le RSP.

• Vous sécurisez le bon déroulement des projets et programmes grâce à votre rigueur dans la collecte et la mise en forme des informations et à votre contribution à la gestion des risques et opportunités.

• Vous faites preuve d'initiative dans la recueil des informations et supportez étroitement les DM (Delivery Manager), les PM (Program Manager) ainsi que la DAF (Direction Administrative et Financière).

• Vous contribuez à la bonne application du processus qualité de gestion de projets par la mise en œuvre des outils de pilotage.

• Sous la responsabilité et vis-à-vis du RSP, vous contribuez à la bonne organisation du passage des jalons majeurs financiers de l’entreprise, dans le respect du calendrier défini par la DAF et la Direction.

• Votre expérience et votre recul dans la gestion de projet vous permettent de prendre de la hauteur et de proposer des améliorations aux processus et outils existants, afin de faciliter la gestion des programmes et projets par les PM et DM.

• Vous êtes régulièrement en interface avec les PMO pour échanger et capitaliser sur les bonnes pratiques à étendre à toute l'entreprise.

Les activités de l'entreprise s’articulent autour d’un plan de management de la qualité éprouvé aux pratiques des collaborateurs.

Il est divisé en différents processus, à travers lesquels les activités du PMO sont notamment les suivantes :

Phase Préliminaire de Préparation et Contractualisation :

• Soutien au RSP pour garantir la complétude des éléments nécessaires au bouclage des offres et donnant la visibilité sur les coûts et marges (présence des tableaux de chiffrage, des plans de facturation prévisionnels, des plans de charge (PLC), du fichier ou onglet de plan à terminaison (PAT) associé, et mise en place des liens entre fichiers),

• Soutien au RSP et au PM pour garantir la complétude des éléments attendus par la DAF et la Direction lors des revues de propositions et marchés / commandes,

• Soutien au PM pour les revues de propositions et de commandes, en s’assurant que tous les éléments requis sont prêts, en contribuant à la préparation des supports de présentation et en garantissant le partage de l’information,

• Compréhension et mise à jour des plans de facturation en cohérence avec le calendrier des livrables ou plans d’acomptage.

Phase de Gestion de Projet en continu : Processus Management de Programme/Projet (MPP) :

• Mise en place d’outils d’aide au RSP pour le pilotage de son segment, notamment en vue de la préparation des passages de jalons financiers de l’entreprise (préparation Plan Moyen Terme (PMT), atterrissage à mi année, atterrissage à fin d’année, …), par exemple calendriers de coordination avec les PM et DM,

• Organisation/Planification des revues de Programme/Projet (Revues de lancement, Revues d’Avancement Projet (RAP), Réunions d’avancement Client ou  Revues de clôture de Programme ou Projet, réunions spécifiques,

• Contribution à la préparation des revues, notamment :

o   Mise en place de l’ossature de suivi du Programme/Projet au lancement du projet ; construction de la référence et de ses templates (calendrier de référence ; tableaux de bord de suivi des livrables contractuels et projet ; formulaire de RAP ; fichiers de suivi du prévu-réalisé);

o   Suivi et mise à jour des informations nécessaires pour la revue, notamment :

1. Actualisation du calendrier, sur la base des informations (de jalons, livrables, recalage/décalage ou redéfinition de la logique) fournies par les PM/DM, en y associant une analyse critique (identification d’incohérences, analyse de chemins critiques et sensibilisation périodique des PM/DM sur leurs jalons) ;

2. Collecte et consolidation des informations auprès des parties prenantes et actualisation du tableau de livrables pour chaque contrat, en veillant à la cohérence avec le tableau de suivi des sorties de documents et le plan de facturation,

o   Pré-remplissage des supports aux revues (formulaires de RAP ; présentations PPT) sur tous les aspects (tableaux de livrables pour le Programme/Projet et/ou pour chaque contrat, risques et opportunités, calendrier d’avancement),

• Contribution au suivi et au bon déroulement du Programme/Projet :

o   Soutien au DM/PM pour l’analyse critique des dépenses,

o   Analyse qualitative des pointages, détections des erreurs et information des PM/DM concernés,

o   Préparation pour les PM des courriers contractuels de reports/sursis/alerte/etc … en utilisant les données d’avancement suivies tout au long de la vie des projets/programmes

o   Contribution à la gestion des Risques & Opportunités : organisation des réunions, remplissage et suivi du tableau et du plan d’actions associé, centralisation, et pré-alertes périodiques vers les PM/DM pour les accompagner dans leur suivi

o   Soutien aux PM sur des actions spécifiques validées avec le responsable de segment

Amélioration continue des processus : A travers l’application des processus SDB et MPP via les tâches ci-dessus, le PMO s’engage à faire remonter toute évolution nécessaire des templates et fonctionnement qui en sont issus.

De formation Bac+5 ou diplôme d'ingénieur ou école de commerce en gestion de projet, management industriel, vous justifiez d'une expérience similaire d'au moins 5 ans.

Idéalement, vous avez évolué dans un environnement industriel, tel que aéronautique, spatial, défense et en multi-projet.

Les compétences et connaissances requises pour ce poste sont :

• Analyser et comprendre les méthodes de fonctionnement projet des PM et des DM dans l’environnement de l'entreprise,

• Capacité à savoir prendre du recul, s’adapter, construire une roadmap claire adaptée aux contraintes programmes et client,

• Assister et accompagner les programmes ou projets dans toutes les phases de vie :  leur structuration, leur planification, leur budgétisation, leur suivi et leur clôture.

• Administrer, mettre à jour et exploiter les outils de gestion des programmes ou projets ainsi que leurs données,

• Rapporter périodiquement sur l’avancement et la santé des programmes et projets, via des indicateurs et un esprit synthétique,

• Avoir un regard critique et être force de proposition pour aider à la décision, pour le bon fonctionnement des programmes (gestion de type Earned Value Management),

• Garantir et contrôler l’intégrité des données de référence, de leur mise à jour pour chaque programme ou projet,

• Etablir et faire vivre une relation de partenariat avec toutes les parties prenantes, les fédérer autour d’un objectif projet commun.

Le poste requiert notamment autonomie, fiabilité, anticipation et aisance dans la gestion d’interfaces multiples (interfaces avancement projet avec les PM/DM/RSP, interfaces coûts avec la DAF, interfaces charge avec le Chef des Opérations ).

Vous avez une bonne connaissance des principes de gestion de projets et de leurs coûts, de plannings complexes et de risques et opportunités (Maitrise requise d’Excel, de MS Project dont diagrammes de GANTT et analyse des chemins critiques…).

Vous adressez des projets techniques.

Nous recherchons un profil compatible avec une habilitation défense.

Il s'agit d'un poste en CDI, basé proche d'Orsay (91).

Rémunération comprise entre 45 et 70K€ selon votre niveau d'expérience.