Assistant(e) de Direction (H/F)

L’assistant·e de direction est chargé·e d’assister le directeur général (DG) dans l’organisation et la coordination quotidienne de son activité, ses interactions internes et externes. Il·Elle participe à la gestion de l’information ainsi qu’à l’organisation des instances décisionnelles et consultatives.

Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale.

• Assister le DG dans l’organisation quotidienne de leur travail

• Organiser l’agenda du DG, assurer l’organisation, la préparation et le suivi de ses réunions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d’information et orienter vers le service concerné

• Assurer l’organisation des rendez-vous et des déplacements

• Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

Gestion de l’information

• Filtrer et répondre aux sollicitations de l'extérieur

• Favoriser la circulation et les flux d’information

• Traiter les correspondances destinées au Directeur Général

• Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers

• Assurer la gestion de l’ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

Contribution à l’organisation des instances consultatives et décisionnelles de l’établissement

• Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions

• Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances

• Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs ...)

Gestion administrative

• Organiser un secrétariat général dans le cadre de la digitalisation de la documentation

• Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d’archivage

• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale

• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures…)

Compétences opérationnelles :

• Première approche en comptabilité/gestion

• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint

• Comprendre, analyser et gérer l’information

• Garantir la confidentialité des informations et des données

• Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse

• Savoir organiser une bonne circulation de l’information auprès des divers interlocuteurs pour créer un climat propice aux échanges et au dialogue

• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d’archivage

• Maîtriser les outils de Bureautique

• Veiller au respect et à la bonne application de la réglementation et des procédures

• Veiller au respect des calendriers et des échéances

• Aimer travailler en équipe et au contact du public et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

• Savoir rendre compte très régulièrement de l’état d’avancement des dossiers

• Excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles

Compétences comportementales :

• Travailler en équipe

• Savoir s’adapter à ses interlocuteurs

• Participer de manière constructive à l’amélioration des tâches et des procédures

• Être très réactif et rigoureux

• Respecter le devoir de réserve et de confidentialité

• Sens de l'initiative et de l'organisation

• Rigueur, fiabilité et diplomatie

Profil recherché :

• Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d’activité